Доверенность на подписание первичных документов

Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов‑фактур и бухгалтерской «первички»

Доверенность на подписание первичных документов

  • Новости
  • Подтверждающие документы

Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов‑фактур и бухгалтерской «первички»

1 ноября 2016 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

В прошлый раз мы детально рассмотрели порядок передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации (см.

«Как правильно делегировать право подписи гражданско-правовых договоров и кадровых документов»). Сегодня речь пойдет о правилах подписания налоговой отчетности, а также первичных документов и счетов-фактур.

В частности, мы ответим на вопросы о том, кому и как можно делегировать право подписи этих документов, и нужно ли уведомлять об этом налоговиков.

Общие правила подписания налоговой отчетности установлены в пункте 5 статьи 80 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что декларации и расчеты подписываются налогоплательщиком или его представителем. Тут надо отметить, что налогоплательщик-организация в принципе не может действовать лично.

Поэтому от ее лица всегда выступает представитель. Руководитель компании (а в некоторых видах организаций и другие лица) вправе представлять организацию без доверенности — на основании устава или других документов.

При этом сведения о лицах, имеющих право действовать от имени организации без доверенности, должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Все остальные лица (в том числе главбух) могут подписывать налоговую отчетность только при наличии доверенности от организации.

Доверенность составляется и в том случае, когда право подписывать отчетность за налогоплательщика делегируется другой компании, которая ведет учет.

При этом в пункте 3 статьи 29 НК РФ прямо оговаривается, что доверенность на представителя оформляется в соответствии с нормами гражданского законодательства.

Напомним, что при составлении доверенности от имени организации нужно соблюдать следующие правила (ст. 185 — 187 ГК РФ):

  • доверенность оформляется в письменной форме;
  • доверенность подписывается руководителем организации;
  • в доверенности должна быть указана дата ее выдачи;
  • срок действия доверенности может быть любым, но если его прямо не указать в тексте доверенности, то она будет действовать один год с момента выдачи;
  • образец подписи уполномоченного лица не является обязательным реквизитом доверенности;
  • доверенным лицом может быть как другая компания, так и любое физическое лицо, в том числе человек, который не является сотрудником организации.

Как видим, законодательство не требует, чтобы доверенность, выданная организацией, была заверена нотариально. А вот если доверителем является индивидуальный предприниматель, то ему придется обратиться к нотариусу (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57, письмо ФНС России от 16.10.13 № ЕД-4-3/18527@).

Нужно ли уведомить налоговиков о том, что лицо, подписавшее декларацию (расчет), действовало на основании доверенности? В уже упомянутом пункте 5 статьи 80 НК РФ сказано, что сведения о доверенности, которая дает право подписания налоговой отчетности, вносятся в специальное поле самой декларации. При этом к декларации прилагается копия доверенности (обычная, без отметки о заверении, так как НК РФ этого не требует).

Если налогоплательщик отчитывается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, то копию доверенности на подписание отчетности можно также переслать по ТКС (п. 5 ст. 80 НК РФ). На практике применятся следующий алгоритм.

Представитель сдает в инспекцию копию доверенности от налогоплательщика на право удостоверять полноту и достоверность сведений, указанных в декларации.

Документ можно представить как на бумажном носителе, так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в виде скана (правда, этот вариант надо предварительно согласовать с инспектором).

В дальнейшем при отправке каждой декларации в ней нужно прикладывать информационное сообщение о доверенности.

Отметим, что в некоторых системах для отправки электронной отчетности сообщение о реквизитах доверенности автоматически прикрепляется к отчету. Так, при сдаче отчетности через «Контур.Экстерн» сообщение о представительстве заполняется один раз и отправляется автоматически вместе с каждой декларацией.

Бесплатно сдавать отчетность через «Контур.Экстерн»

Подробнее об этом см. «ФНС: представитель налогоплательщика обязан представлять информационное сообщение о доверенности вместе с каждой электронной налоговой декларацией» и «ФНС: перед тем, как отправить налоговую отчетность через интернет, представитель налогоплательщика должен представить в ИФНС копию доверенности».

Получение электронных документов из ИФНС

В пункте 3 статьи 80 НК РФ перечислены категории налогоплательщиков, которые обязаны представлять налоговую отчетность только в электронном виде через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Так, все плательщики НДС должны сдавать декларации (расчеты) по этому налогу исключительно в электронной форме, вне зависимости от масштаба бизнеса и количества сотрудников.

Что касается отчетности по другим видам налогов, то ее необходимо представлять в электронном виде по ТКС, если среднесписочная численность работников налогоплательщика превышает 100 человек.

Для названных участников электронного документооборота в Налоговом кодексе установлены дополнительные обязанности (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Так, они должны обеспечить возможность получения от налоговых органов любых документов в электронной форме по ТКС (для этого нужно заключить договор с оператором электронного документооборота и иметь сертификат ключа проверки электронной подписи).

Кроме этого вышеуказанные налогоплательщики обязаны направлять инспекторам квитанции о приеме полученных от них документов.

При этом Налоговый кодекс прямо разрешает делегировать названные обязанности уполномоченному лицу. Для этого в инспекцию по месту учета необходимо предоставить не только договор с оператором, но и документы, подтверждающие право представителя получать документы от данного налогового органа.

Если же представителем является организация, а налогоплательщиком — физическое лицо, то в общем случае в инспекцию нужно предоставить еще и бумаги, подтверждающие право самого налогоплательщика на получение документов от ИФНС (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

В этом случае именно уполномоченное лицо будет отвечать за прием информации от налоговиков и направление им квитанций.

О том, как оформить доверенность для такого делегирования, статья 23 НК РФ умалчивает. А значит, применяются общие правила составления доверенности, о которых мы говорили выше.

В то же время в пункте 5.1 статьи 23 НК РФ перечислены дополнительные действия по уведомлению инспекторов об уполномоченном лице. Так, копию доверенности на лицо, которому переданы функции по «электронному общению» с налоговиками, нужно передать в налоговый орган в течение трех рабочих дней с момента ее оформления.

Сдавать отчетность за клиентов через «Контур.Экстерн»

А если указанные полномочия делегированы организации (например, обслуживающей бухгалтерии), то дополнительно необходимо сообщить о том, какое именно физическое лицо будет действовать от имени уполномоченной организации (если это физлицо не является ее руководителем).

В случае, когда «электронной перепиской» с налоговиками будет заниматься не руководитель, а другой сотрудник уполномоченной организации, помимо прочего потребуется документ, подтверждающий полномочия этого работника (то есть нужно будет оформить еще и доверенность от имени уполномоченной организации на работника этой организации). Копию такой доверенности можно передать в инспекцию лично или через представителя, либо направить в электронной форме через оператора электронного документооборота. В последнем случае документ представляется в виде отсканированной копии (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Также см. «Поправки в НК РФ: запрет на «внезапное» введение новых форм отчетности, обмен документами с инспекцией, блокировка счетов».

Подписание счетов-фактур

Пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит, что «бумажный» счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Но тут же делается оговорка: либо иных уполномоченных лиц. Однако не уточняется, за кого именно уполномоченное лицо может подписывать счета-фактуры — за руководителя или за главного бухгалтера.

А значит, уполномоченному лицу можно передать право проставлять в счетах-фактурах обе подписи. Справедливость такого вывода подтвердил Минфин России в письме от 21.10.14 № 03-07-09/53005 (далее — письмо № 03-07-09/53005; см.

«Лицо, наделенное правом подписи на основании доверенности, может подписывать счета-фактуры как за главбуха, так и за руководителя»).

Что касается порядка делегирования права подписи счетов-фактур, то пункт 6 статьи 169 НК РФ предлагает два варианта действия на выбор организации: оформление доверенности или составление приказа.

Но в любом случае (и в приказе, и в доверенности) нужно указать, за кого именно вправе расписываться уполномоченное лицо — руководителя, главбуха или обоих этих должностных лиц. Доверенность, поскольку не установлено иное, оформляется по общим правилам ГК РФ, о которых мы говорили выше.

На основании анализа пункта 6 статьи 169 НК РФ можно сделать вывод, что законодатель фактически разрешает делегировать право подписи счетов-фактур лицам, которые не являются штатными сотрудниками организации.

Ведь если бы речь шла только о работниках, то было бы достаточно одного из упомянутых подтверждающих документов — приказа. Тогда как с помощью доверенности можно передать право подписи любому лицу.

Отдельно отметим, что если лицом, уполномоченным подписывать счета-фактуры за руководителя, является главный бухгалтер, то доверенность или приказ составляются на главбуха именно для совершения действий от лица руководителя. При этом подписывать счета-фактуры от своего имени главбух вправе без оформления каких-либо дополнительных документов (письмо № 03-07-09/53005). Уполномоченное лицо проставляет свою подпись непосредственно в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» счета-фактуры. При этом указываются ФИО именно того лица, которое фактически подписало счет-фактуру. Рядом можно отразить должность лица, подписавшего счет-фактуру, а также реквизиты документа (приказа или доверенности), дающего ему такие права.

Электронный счет-фактура, в отличие от «бумажного», подписывается только одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом по организации или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).

То есть делегирование права подписи электронного счета-фактуры происходит по тем же правилам, что и «бумажного»: достаточно приказа, либо соответствующей доверенности. При этом показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в электронном счете-фактуре не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв.

постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Подключиться к системе для обмена электронными счетами-фактурами

В заключение этой главы заметим, что законодательство не обязывает доверителя каким-либо образом уведомлять налоговые органы о факте делегирования полномочий по подписанию счетов-фактур. Равно как и представлять в инспекцию копию соответствующего приказа или доверенности.

Подписание первичных и денежных документов

Правила оформления бухгалтерских документов регламентируются уже не налоговым, а бухгалтерским законодательством. Так, составлению «первички» посвящена статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). В ней сказано, что документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления.

Чуть больше конкретики содержится в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Эта норма гласит, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Получается, что для предоставления тому или иному лицу права подписи «первички» достаточно включить это лицо в соответствующий перечень, утвержденный приказом или распоряжением руководителя организации. Никаких дополнительных документов (в частности, доверенности) не требуется. Аналогичным образом решается вопрос с подписанием денежных и расчетных документов — перечень лиц, уполномоченных проставлять свою подпись на таких документах, утверждается руководителем организации. Обычно этот перечень является приложением к учетной политики организации.

Заметим, что на практике подобная простота делегирования права подписи первичных документов может сыграть с организациями злую шутку. Как известно, в настоящее время формы большинства первичных документов можно разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ; см.

«Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). Но зачастую организации предпочитают использовать привычные унифицированные формы, утвердив их в качестве применяемых форм первичных учетных документов.

При этом совершенно не учитывается, что в унифицированных формах уже имеются специальные поля для проставления подписей уполномоченных лиц.

В итоге получается, что право подписи первичного документа приказом по организации предоставлено, например, заведующему складом, а утвержденная для использования в организации форма первичного документа содержит реквизит «Главный бухгалтер, подпись». Соответственно, завскладом заполнить такой документ не сможет.
Поэтому в случае с «первичкой» главное правило — обеспечить корреляцию между формами документов, утвержденными в организации, и перечнем лиц, имеющих право их подписывать. Для этого все реквизиты, связанные с подписью, лучше сделать нейтральными. Например, можно использовать такие фразы: «Подпись уполномоченного лица» либо «Руководитель или иное уполномоченное лицо».

Это, кстати, позволит избежать проблем при подписании тех первичных документов, которые, согласно установленному в организации порядку, требуют обязательного проставления автографа руководителя или главбуха.

В случае отсутствия этих лиц на работе (отпуска, болезни и т.п.

) достаточно будет оформить приказ или другой распорядительный документ по организации, который позволит, например, главбуху подписывать «первичку» за руководителя, или наоборот.

О подписании электронной юридически значимой первички см. «Чем подписывать электронную первичку: читаем новый закон о бухучете и закон об электронной подписи».

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2016/11/11656

Доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов

Доверенность на подписание первичных документов

Передача полномочий на подписание документов — распространенная практика. Простая доверенность позволяет одному лицу расписываться за другое.

Доверенность, дающая право подписывать разные бумаги, предъявляется в тех местах, где это требуется для совершения указанных действий.

Документ оформляется в простой письменной форме. Доверенностью считается письменное оформление полномочий, переданных одним лицом другому для представления интересов перед третьими лицами.

Данная бумага выдается на конкретный период, поэтому не может быть бессрочной. Один год — ровно столько действует доверенность на право подписи документов, если иное не указано в тексте.

Доверенность, дающая право ставить подписи под документами от имени физического или юридического лица, в определенный момент становится недействительной.

Это происходит при наступлении следующих событий:

  • Закончился срок действия;
  • Доверитель отменил действие бумаги;
  • Доверенное лицо отказалось от переданных полномочий;
  • Организация, выдавшая документ, ликвидирована или реорганизована;
  • Юридическое лицо, на которое оформлена бумага, прошла процедуру реорганизации или ликвидации;
  • Гражданин, который подписал доверенность, умер, пропал без вести или признан судом недееспособным или ограниченно дееспособным;
  • Гражданин, на имя которого выдана доверенность, умер, пропал без вести или признан судом недееспособным или ограниченно дееспособным.

Полномочия, дающие право ставить подпись под бумагами, передаются в определенном объеме. Последний выражается конкретным перечнем документов, которые могут быть подписаны на основании доверенности.

Это не единственная форма передачи полномочий. У юридических лиц существует альтернативный вариант: внутренний приказ, в котором конкретный сотрудник получает право расписываться в перечисленных документах.

Руководитель организации, в силу разных обстоятельств, не всегда имеет возможность подписывать необходимые бумаги. От этого зависит непрерывное функционировании фирмы.

Решение данного вопроса сводится к наделению одного из подчиненных правом ставить подписи под документами. Ему выдается доверенность или издается приказ с указанием конкретных бумаг, где сотрудник может расписываться вместо руководителя.

Указанная разновидность доверенности, как правило, дает право ставить подпись под конкретным типом официальных бумаг (акты, договоры, накладные и др.).

Доверенность оформляется в свободной форме на фирменном бланке юридического лица. В рассматриваемом примере, в качестве доверителя выступает руководитель организации.

В доверенности на право подписи бумаг содержится следующая информация:

  • Где и когда оформлена;
  • Сведения о доверителе: полное название организации, адрес, ОГРН и информация о руководителе;
  • Данные о доверенном лице;
  • Список бумаг, под которыми доверенное лицо получает право ставить подписи;
  • Период, в течение которого действует доверенность;
  • Печать юридического лица и подпись доверителя.

У подобного рода доверенности есть свои особенности. В частности, нет необходимости заверять документ в нотариальной конторе.

Бумага становится юридически значимой, как только под ней появляется подпись доверителя и печать организации.

Бланк доверенности здесь.

Доверенность

______________________________________________________.

(место и дата совершения доверенности)

_______________________________________, зарегистрированное «__» ________ _____г.

(полное наименование юридического лица) (дата регистрации) по месту нахождения _______________, ОГРН ____________, ИНН __________________, в лице _______________________________________________,

(должность, фамилия, имя, отчество) действующего на основании __________________________ (Устава, Положения, Доверенности)

настоящей доверенностью уполномочивает ______________________________________, (должность, фамилия, имя, отчество работника) паспорт серия ____ N ______, выдан «__» __________ г. ____________________________,

(дата выдачи) (кем выдан) зарегистрированную(ого) по месту жительства по адресу ___________________________, представлять интересы Общества во всех органах государственной власти и местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.

Для выполнения представительских функций доверенному лицу предоставляются полномочия подписывать следующие документы Общества:

  • договоры;
  • сметы;
  • счета на оплату;
  • приложения к договорам;
  • акты приема-передачи;
  • акты на скрытые работы;
  • проектно-сметную документацию;
  • и т.п.

Доверенность выдана с правом обращения в соответствующие органы по всем вопросам, связанным с данным поручением, и получения от имени доверителя необходимой информации, справок и документов.

Доверенность выдана без права передоверия сроком на _____________________________. (указать срок действия доверенности)

Подпись доверенного лица _________________________________________ удостоверяю

(образец подписи)

________________ ___________ (_________________)

(должность) (подпись) Ф.И.О. лица, выдавшего доверенность от имени Общества

М.П.

Бланк доверенности здесь.

ДОВЕРЕННОСТЬ

на право подписи

г. Москва, Десятое января две тысячи ___ года

Общество с ограниченной ответственностью ( далее Общество) ( ОГРН, ИНН, КПП), в лице Генерального директора фио, действующего на основании Устава, Настоящей доверенностью уполномочивает Заместителя генерального директора по экономике и финансам Общества с ограниченной ответственностью фио ( паспорт №, выдан ____года, код подразделения: _____, зарегистрированного по адресу: ________) правом первой подписи ( заверения) документов необходимых для ведения финансово-хозяйственной деятельности Общества, в том числе но, не ограничиваясь следующими документами:

  1. Платежные поручения
  2. Приходный и расходный кассовый ордер
  3. Отчет кассира
  4. Авансовый отчет
  5. Счет-фактура выданная
  6. Товарная накладная ( ТОРГ-12)
  7. Накладная на отпуск материалов на сторону
  8. Доверенность на получение ТМЦ
  9. Материальные отчеты
  10. Акт ввода в эксплуатацию основных средств
  11. Инвентарная карточка
  12. Акты сверок с контрагентам
  13. Бухгалтерские справки
  14. Справки 2-НДФЛ
  15. Книга покупок и книга продаж
  16. Журнал полученных и выданных счетов фактур
  17. Налоговые регистры
  18. Бухгалтерская и налоговая отчетность по филиалу
  19. Иные первичные бухгалтерские документы необходимые для ведения финансово-хозяйственной деятельности Общества

Настоящая доверенность выдана сроком на 1 ( один) год, без права передоверия.

Подпись доверенного лица _________________________ удостоверяю (образец подписи)

________________ ___________ (______________________)

(должность) (подпись) Ф.И.О. лица, выдавшего доверенность от имени Общества

М.П.

Доверенность на право подписи документов физического лица

Бланк доверенности здесь.

ДОВЕРЕННОСТЬ N _____

на заключение договора купли-продажи

_____________________________________

(место и дата (число, месяц, год) прописью)

Я, граждан _______________________________ (гражданство)

____________________________________, (Ф.И.О. доверителя полностью) «___»__________ ____ г.

рождения, паспорт: серия ___________ N ___________, выдан _________________ «___» __________ ____ г.

, зарегистрированный(ая) по адресу: ______________________________________, проживающий(ая) по адресу:_________________________________,

(вариант, если доверитель — индивидуальный предприниматель: Свидетельство о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя от «___»___________ ____ N ______________) настоящей доверенностью уполномочиваю граждан _____________________________ (гражданство доверенного лица)___________________________________ (Ф.И.О. доверенного лица полностью) «___»__________ ____ г. рождения, паспорт: серия ____________ N __________, выдан _________________ «___» _________ ____ г., зарегистрированного(ую) по

адресу: ______________________________________, проживающего(ую) по адресу:_________________________, на

заключение договора купли-продажи _________________________________________ (наименование и индивидуализирующие признаки имущества с учетом ст. 455 Гражданского кодекса Российской Федерации) с третьими лицами, для чего предоставляю право устанавливать и обсуждать

существенные условия купли-продажи, заключать договоры, подавать заявление, получать документы, оплачивать и получать оплату, расписываться, уплачивать все необходимые сборы, пошлины, оформлять результаты сделки купли-продажи, получать необходимые справки и документы, получать и

передавать имущество в натуре (вариант: представлять интересы в нотариальных конторах по вопросам удостоверения сделки купли-продажи), а также совершать иные действия, необходимые для представления интересов.

Доверенность выдана на срок ______________________ месяца(ев) (вариант: год(а), лет) без права (вариант: с правом) передоверия.

Образец подписи ____________________________

(Ф.И.О. доверенного лица) (подпись) удостоверяю.

Доверитель:

_________________ /__________________/

(подпись) (Ф.И.О.)

Доверенность на право подписи документов ИП

Бланк доверенности здесь.

ДОВЕРЕННОСТЬ ___

г.___________ «__»__________ 20__г.

_______________________________________

(ОГРН_________________; ИНН________________; КПП_________________; юридический адрес: ______________________________фактический адрес____________________________в лице ____________________________________________________________, действующего на основании ____________________________________________________,

настоящей доверенностью уполномочивает _______________________________________, _____________ серия __________, № _______________, выдан _____________________________________________, код подразделения ________, зарегистрированного по адресу:__________________________________________________

совершать от имени Доверителя следующие действия:

подписывать документы:

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________
Настоящая доверенность выдана сроком до «__» ___________ 20__ года.

Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы третьим лицам.

Источник: https://sudznatoki.com/doverennost-na-podpisanie-pervichnyh-buhgalterskih-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.